Mission principale : Assister le dirigeant dans la gestion quotidienne de l’entreprise, incluant l’accueil, l’organisation, la communication et la gestion administrative.
Activités du poste :
1. Accueil et Communication :
– Gérer l’accueil téléphonique et physique.
– Filtrer les appels et répondre aux interrogations des clients.
– Transmettre les informations pertinentes au dirigeant et au chef d’équipe.
– Réceptionner les marchandises.
2. Activités Administratives et Commerciales :
– Traiter le courrier et les mails.
– Classer, archiver et scanner les documents.
– Rédiger et transmettre les supports de communication interne.
– Mettre à jour les informations clients et traiter les commandes.
– Établir les devis et relancer les clients et fournisseurs.
– Gérer les contrats et utiliser les outils collaboratifs.
– Organiser les déplacements du dirigeant et préparer les réunions.
– Réaliser les commandes de matériel et vérifier les livraisons.
– Animer des actions de communication.
3. Activités Comptables :
– Saisie comptable et préparation pour le comptable.
– Suivi de trésorerie et contrôle des factures.
– Suivi du règlement des factures et relances des impayés.
4. Gestion Administrative des Ressources Humaines :
– Tenir les dossiers administratifs du personnel.
– Suivre le logiciel de gestion des temps (Altagem).
– Préparer les éléments variables de paie.
– Échanger avec le cabinet social et suivre les dossiers RH.
– Assurer le suivi administratif des tableaux RH.
– Répondre aux questions des salariés sur les questions RH.
– Relations avec les ETT.
5. Activités Annexes :
– Animer la sécurité.
– Utiliser les outils informatiques et bureautiques.
– Utiliser les outils de gestion et le téléphone.
Compétences requises :
– Excellentes compétences en communication et en organisation.
– Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
– Capacité à gérer des informations confidentielles.
– Expérience en gestion administrative et comptable.
– Connaissance des logiciels de gestion des temps et des ressources humaines.
– Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
Profil recherché :
– Rigueur et précision.
– Sens de l’organisation et des priorités.
– Polyvalence et adaptabilité.
– Discrétion et respect de la confidentialité.
Matériel utilisé :
– Outils informatiques (Altagem, Dream Flore, GED, Google Drive, Google Agenda partagé ..)
– Outils bureautiques (Pack office, Internet, Outlook,
– Outils de gestion (Tableaux de suivi des RH)
– Téléphone
Du lundi au jeudi : 8h – 12h / 13h30 – 17h
Vendredi : 8h – 12h