La résidence Seniors, Les Jardins d’Arcadie située à Rochefort recherche un(e) chargé(e) d’accueil pour des CDD de remplacement (dates et durée à définir avec l’employeur), à temps plein.
Vos missions :
L’accueil et le suivi :
– Accueil des résidents, des familles, des fournisseurs, partenaires et visiteurs ;
– Répondre aux appels entrants, prendre des messages et fixer des rendez-vous ;
– Effectuer le tri, la distribution, l’affranchissement du courrier et la gestion des messages électroniques ;
– Assurer l’accueil physique et téléphonique.
L’administratif :
– Tenir des tableaux de suivi de la restauration, de la coiffure, de la blanchisserie le cas échéant etc. ;
– Réaliser la facturation ;
– Gestion des commandes administratives ;
– Etablir les remises de chèques en banque et le suivi des encaissements ;
– Préparer les dossiers administratifs des résidents ;
– Commander le matériel de bureau nécessaire ;
– Assurer la gestion des relations avec les fournisseurs (factures GED).
Répondre aux besoins des résidents :
– Renseigner les prospects et les résidents en demande d’information sur l’hébergement et les prestations de service à la personne ;
– Répondre aux demandes de conciergerie ;
– Veiller à mettre à jour régulièrement l’affiche en résidence (animation, menus.) ;
Savoirs :
– Pack Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) ;
– Les outils digitaux de communication (WhatsApp, Slack, domotique, application JDA…) ;
– La démarche commerciale et le plan d’actions ;
– Les règles d’hygiène et de sécurité, le protocole 24h/24h ;
– Les fondamentaux de la bientraitance ;
– Les règles d’éthique liées à son activité (Charte éthique, engagement éthique, Charte de la personne âgée accueillie).
Savoir-être :
– Organisation ;
– Rigueur et sérieux ;
– Ponctualité et adaptabilité ;
– Autonomie et sang-froid ;
– Disponibilité et patience ;
– Ecoute ;
– Respect du secret professionnel.