Directement rattachée au chef d’entreprise, l’Assistante PME Polyvalente travaille en collaboration étroite avec les différents services existants ou à créer.
Les grandes lignes de la fonction :
1/ SECRETARIAT et COMPTABILITE
– Accueil physique et téléphonique
– Gestion des stocks de fournitures et des commandes
– Suivi des factures clients et de leurs règlements
– Comptabilité de 1er niveau (déclaration de TVA, règlements fournisseurs, suivi de la trésorerie )
– Saisie comptable sous logiciel dédié (QUADRAWEBSERVICES)
2/ GESTION ADMINISTRATIVE CHANTIER
Connaissance des dossiers en cours et suivi de leur évolution
– Suivi des actions à mener
– Suivi des demandes d’urbanisme (Permis de construire, Déclaration de travaux, etc.)
– Rédaction des contrats d’architecte / maîtrise d’œuvre et suivi des facturations et encaissements
– Rédaction des marchés travaux des entreprises et élaboration des certificats de paiement
– De manière générale, rédaction de tous documents liés à la vie du chantier (ordres de service, avenants, attestations d’avancement, PV de réception, PV de levée de réserves
– Suivi des dossiers sinistres avec les cabinets d’expertise.
3/ GESTION LOCATIVE
– Suivi des baux professionnels en cours : appels de loyers et de charges, calculs des révisions de loyers, régularisation des charges.
– Suivi et traitement des petits incidents, des prestations d’entretien et d’exploitation
Prise de poste dès que possible