Activités du poste
– Planifier les interventions des aides à domicile au regard du service à rendre aux personnes en
– perte d’autonomie, handicapées ou âgées.
– Vérifier la conformité des plannings enregistrés au regard des plans d’aide.
– Garantir la fiabilité des informations transmises pour la facturation.
– Participer à la facturation des prestations.
– Être force de proposition pour toute mesure propre à optimiser l’organisation du travail des aides à domicile.
– Il (elle) transmet les informations utiles au suivi des situations à ses collègues et/ou son responsable de secteur et alerte sur les situations d’urgence.
Planification :
– Mettre en œuvre les principes et procédures de planification définis avec le/la responsable de secteur et les adapte en fonction des différents aléas afin d’assurer une continuité de service 7J/7
– Organiser les remplacements (prévus ou de dernière minute) sous couvert du/ de la responsable de secteur en interne ou via des prestations d’intérim.
– Informer et être l’interlocuteur direct des aides à domicile et des bénéficiaires sur toutes les questions relatives aux plannings.
– Éditer tous documents utiles aux bénéficiaires et/ou aides à domicile, après contrôle du/de la responsable de secteur (plannings, courriers, convocations…)
– Recenser et saisir les congés et autres absences programmées des aides à domicile.
– Éditer les tableaux nécessaires au suivi des prises en charge administratives par le/la responsable de secteur.
– Assurer le suivi quotidien de la télégestion et la gestion des anomalies.
– Assurer la continuité du service en cas d’absence de son homologue.
Participation aux éléments de facturation :
– Comptabiliser et valider les heures effectuées sur un mois par les aides à domicile, grâce à la télégestion et aux feuilles de présence et transmettre les bordereaux d’heures à la DRH ou aux agences d’intérim.
– Faire remonter les heures sur la plateforme de facturation du Département.
– Vérifier les prises en charge avant validation des factures aux bénéficiaires.
– Contrôler les heures facturées par les agences d’intérim.
Participation à la vie du service et de la collectivité :
– Participer à l’accueil téléphonique du service en cas d’absence de l’agent d’accueil.
– Participer à des réunions de service ou de la collectivité.
– Participer le cas échéant, à des groupes de travail et/ou de coordination.
Profil recherché
Connaissances
– Connaissance géographique de la Ville.
– Connaissance du public âgé et handicapé.
– Connaissance du secteur de l’aide à domicile.
Savoir faire
– Rédiger et analyser des documents simples.
– Analyser et synthétiser l’information.
– Maîtriser l’outil bureautique (Word, Excel…) et être à l’aise dans l’utilisation de logiciels spécifiques (applications Lancelot, Perceval, Arcad, Solisad…).
Qualités
– Sens du service public
– Rigueur et conscience professionnelle
– Organisation
– Aisance relationnelle
– Sens de la collaboration et du travail en équipe
– Respect du secret professionnel
– Ponctualité
Conditions d’exercice particulières
– Horaires et rythmes de travail par roulement sur la base de 36h40 donnant droit à des RTT : 7h30-12h00 et 13h10-16h00 ou 8h30-12h00 et 13h10-17h00
– Il (elle) devra assurer périodiquement et par roulement une astreinte téléphonique entre 12H00 et 13H30 et 17H00 et 20H00 en semaine et entre 08H00 et 20H00 les week-ends et jours fériés.
– Du fait d’une nécessité de continuité de service, l’agent devra s’organiser avec son/sa responsable de secteur pour que sa période de congés ne se chevauche pas avec celle de son homologue.
Les missions, activités et horaires pourront être amenés à évoluer en cas de besoins du service.