Dans le cadre d’un remplacement, en collaboration avec le Directeur du Centre des Examens et rattaché(e) hiérarchiquement à la RAU Lettres et Langues
MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la gestion administrative et budgétaire
– Assurer le contact avec les candidats
– Assurer la transmission des informations
– Gérer les dossiers d’inscriptions aux différents examens
– Transmettre les données Cambridge en soutien sur la plateforme Esolonline,
– Préparer et envoyer des mailings (convocations, avis de résultats, avis de diplôme, QR codes)
– Assurer la mise à jour des fichiers (base de données)
– Préparation des sessions examens avec création des documents (émargements, étiquettes, seating plans,.)
– Administrer la préparation des salles d’examen (étiquetage, affichage et suivi avec les Moyens généraux (matériel et préparation de salles)
– Etablir les factures et mettre à jour le suivi de la facturation
– Tenir et mettre à jour l’outil de suivi des dépenses
Rôle institutionnel :
– Représenter le Directeur en leur absence dans la transmission de Directives, à leur demande expresse
– Représenter le Centre des Examens auprès du Public
– Remise des diplômes (candidats libres)
Gestion d’intendance :
– Gérer et suivre les commandes de fournitures
– Assurer la réception et l’envoi du courrier et colis
Profil
– Connaissance des sessions d’examens et de certification Cambridge
– Connaissance des techniques de gestion, et budgétaires
– Compétences sur les outils informatiques de gestion et de secrétariat
– Compétences rédactionnelles
– Sens de l’organisation, rigueur
– Capacité à s’adapter à un public varié
– Formation : De Bac à Bac+2 avec profil administratif (type BTS SAM), idéalement avec une première expérience professionnelle,
– Anglais niveau C1 souhaité
Rémunération : selon le profil