Sous l’autorité de la Directrice du Pôle Proximité, vous :
– Contribuez à la continuité de service des fonctions d’accueil du siège et de la gestion du courrier de la collectivité ;
– Apportez un appui administratif aux services du Pôle Proximité ;
– Participez au bon fonctionnement quotidien des équipes et à la qualité du service rendu.
QUELLES SERONT VOS MISSIONS ?
1. ASSURER LA CONTINUITÉ DES FONCTIONS D’ACCUEIL
Chaque vendredi après-midi, vous assurez la permanence de l’accueil du siège :
– Accueillir les usagers, partenaires, élus et visiteurs
– Assurer l’accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs
– Réceptionner et transmettre les messages
– Réceptionner le courrier distribué par les services postaux
– Affranchir le courrier et les colis
En cas d’absence de l’agent d’accueil, vous assurez également :
– L’ensemble des missions d’accueil physique et téléphonique
– La continuité du service auprès des usagers, partenaires et services internes
2. ASSURER LA CONTINUITÉ DE LA GESTION DU COURRIER
En l’absence de l’agent en charge du courrier, vous êtes amené(e) à :
– Réceptionner, ouvrir et enregistrer les courriers entrants
– Numériser les documents et les intégrer dans la GED
– Assurer le traitement de la boîte mail dédiée
– Diffuser les documents dans les circuits de validation
– Préparer les envois de courrier sortant
À noter : selon les nécessités de service, vous pourrez assurer simultanément les missions d’accueil, de gestion du courrier et d’assistance administrative.
3. ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DU PÔLE PROXIMITÉ
– Assurer le secrétariat administratif du Pôle Proximité et de ses services
– Organiser les réunions, commissions, groupes de travail et rendez-vous
– Préparer les convocations, les ordres du jour et les dossiers nécessaires aux réunions
– Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et autres documents administratifs
– Assurer la mise en forme, la diffusion et le suivi des courriers, notes et documents administratifs
– Participer au suivi des dossiers administratifs du pôle
– Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire des dossiers
– Réaliser les travaux de publipostage, de reprographie et de mise en forme de documents
– Participer à la préparation et au suivi des entretiens professionnels
– Établir et assurer le suivi des bons de commande
– Assurer l’accueil téléphonique et physique des partenaires dans le cadre des missions du pôle
4. APPUI ADMINISTRATIF AUX SERVICES DU PÔLE PROXIMITÉ
Accueil de loisirs sans hébergement (ALSH)
– Assurer le suivi administratif des inscriptions en remplacement de l’agent référent
– Assurer l’accueil téléphonique et le renseignement des familles en l’absence de la responsable du service
– Participer au traitement et au suivi des dossiers administratifs liés à l’activité du service
– Élaborer les plannings d’activités et les menus à destination des familles
Habitat
– Assurer l’accueil téléphonique des usagers dans le cadre du dispositif de rénovation de l’habitat
– Recueillir et qualifier les demandes des usagers
– Renseigner les premières informations dans l’outil de suivi dédié
– Informer les usagers sur les modalités de prise en charge de leur demande
– Organiser et planifier les rendez-vous avec les opérateurs et les partenaires concernés
– Assurer le suivi administratif des demandes et la transmission des informations nécessaires aux services et partenaires concernés
Offices de tourisme
– Assurer le suivi administratif des dossiers du service
– Participer au suivi administratif des dossiers de ressources humaines en lien avec la Direction des Ressources Humaines
– Assurer le suivi administratif des contrats, des absences et des documents réglementaires
– Participer au traitement et au suivi des dossiers administratifs liés à l’activité du service
Ce poste requiert une grande polyvalence et une forte capacité d’adaptation.